Inovação, tecnologias, automatização, marketing de conteúdo, transformação digital. Cada uma dessas coisas tem um significado muito próprio, mas consegue imaginar um ponto comum entre elas? O fato de que hoje é impossível para uma empresa sobreviver sem algumas ferramentas digitais.
Não estamos falando só das grandes empresas, muito pelo contrário! As pequenas empresas entraram de vez para o jogo, especialmente se pensarmos no cenário atual, com a explosão do comércio eletrônico em 2021.
No entanto, não é raro que muitas pessoas, principalmente empreendedores iniciantes, acabem negligenciando algumas ferramentas em prol de outras. Se o marketing digital e todas as estratégias de redes sociais estão em alta, há alguns setores que muitas vezes acabam esquecidos.
É o caso da contabilidade. Um problemão, sem dúvida, afinal estamos falando do setor que permite avaliar o custo-benefício e entender a operacionalização dos sistemas para cuidar de grande parte do controle financeiro empresarial.
Hoje vamos conhecer 4 ferramentas essenciais de contabilidade para pequenas empresas.
1. Sistema de gestão de documentos
Como lidar com tantos dados e informações? Essa é uma das perguntas centrais do estágio atual da transformação digital. Controle sobre clientes, implementações e aquisições não podem mais ficar reféns do armazenamento físico e do risco de perda, danos, furtos etc.
A melhor solução é investir em sistemas virtuais de gestão de documentos, permitindo fácil consulta e edição. Procure saber mais sobre ferramentas como Google Drive, Dropbox, Qualilex e Doo. Informação documentada é informação digitalizada!
2. Armazenamento em nuvem
Talvez separar essa dica da anterior pareça não fazer tanto sentido, uma vez que hoje os sistemas de gestão mais avançados envolvem o armazenamento em nuvem. Mas vamos supor que você faça seu controle contábil em planilhas do Excel de forma offline – com backups internos e externos.
Nesse caso, não vamos dizer que você está errado. O Excel continua sendo uma ferramenta muito boa para pequenas empresas e, se você já está muito familiarizado e prefere continuar trabalhando dessa forma, sem problema.
Mas não dê bobeira: backups podem se perder, assim como pen drives e HDs externos. Mantenha pelo menos cópias atualizadas numa nuvem à sua escolha.
3. Contabilidade para pequenas empresas: sistema de cobrança
Com a popularização do home office – tendência antiga e super impulsionada pela pandemia – não é mais possível ficar sem meios de cobrança digitais para facilitar o pagamento e evitar inadimplências. Tudo a ver com o e-commerce, não é mesmo?
Com a enorme presença online, de varejistas e clientes, o pagamento online é uma ferramenta segura e facilitada. Não faltam ótimas opções: Pix, Mercado Pago, PicPay, WhatsApp Pay, entre outras.
4. Folha de pagamento
Se até agora pensamos basicamente na contabilidade para pequenas empresas relacionada aos clientes, chegou a hora de uma dica para aprimorar o sistema contábil interno.
Para cuidar da demanda pessoal e obter uma gestão financeira consciente de gastos, sem falar na necessidade de acabar com os riscos de problemas trabalhistas, é necessário ter um sistema de gerenciamento da folha de pagamento.
A lógica é a mesma de antes: evitar erros e problemas típicos do trabalho manual a partir de ferramentas informatizadas. Outra vez, as mesmas ferramentas online que já citamos podem dar conta do trabalho. Mas aqui vale estar atento para não misturar alhos e bugalhos. Utilize planilhas ou preferencialmente documentos diferentes para cuidar da folha de pagamento, minimizando qualquer risco de confusão.
E aí, o que achou das nossas dicas de contabilidade para pequenas empresas? Nada mal para começar a repensar seu negócio agora mesmo, fala sério. Aproveite o final de ano para se preparar para a informatização do seu setor de contabilidade. Não dependa mais das soluções do passado!