Por menor que seja a empresa, é preciso manter as atividades organizadas para que o MEI possa crescer e prosperar. Entenda como manter uma rotina eficiente e conheça plataformas para ajudar nessa gestão
Ano novo, planilha nova. Ou pelo menos algo do tipo. Na vida pessoal, aproveitamos a virada de ano para refletir e fazer planos e projetos para o período seguinte. E na vida profissional não precisa ser diferente. Quem é MEI com certeza finalizou 2022 tentando fechar as contas e bater as metas.
Agora, com a chegada de 2013, novos projetos começam a ser desenhados, que vão precisar de estratégias e um bom planejamento. Ser microempreendedor não é tarefa fácil, e é muito comum que uma pessoa seja responsável pela produção, financeiro, administrativo, marketing e logística. Nessas horas, é importante contar com ferramentas para organizar que ajudam a visualização das etapas e planos e tornam a vida dos profissionais mais fácil.
Hoje, o segmento de microempreendedores representa quase 70% das empresas ativas no Brasil. Entre freelancers, autônomos e donos de microempreendimentos, esse grupo soma mais de 14 milhões de negócios.
Com o objetivo de seguir crescendo e expandindo, os profissionais precisam contar com todo tipo de apoio que os ajudará nessa jornada. Por aqui, sempre buscamos dar dicas para que os MEIs equilibrem as contas, tenham mais praticidade no dia a dia e busquem formas de se destacar e ampliar os negócios.
Portanto, para que esses profissionais comecem 2023 com o pé direito, selecionamos ferramentas gratuitas e pagas que ajudam a planejar o dia, semana e mês, permitem maior controle de prazos e atividades, e oferecem um olhar macro do negócio, com mais organização para transformar os planos em realidade.
Como organizar o dia a dia
Antes de falar sobre as ferramentas, vamos dar dicas para manter uma rotina organizada, tendo sempre em mente o que mais interessa, o sucesso do negócio.
Crie uma rotina: parece besteira falar isso, mas muitas pessoas trabalham de casa e devem aliar os deveres profissionais com a vida pessoal. Estabelecer uma rotina, com horário de trabalho, ajuda a manter o negócio em ordem.
Dedique tempo ao atendimento ao cliente: muitos MEIs trabalham sozinhos, ou tem apenas outra pessoa para ajudar na execução de tarefas. Com os afazeres mal organizados, o atendimento ao cliente pode atrasar, ou ser ineficiente. Esse é o maior erro e pode gerar desistências de potenciais vendas, ou impede que eles comprem novamente. Portanto, não esqueça de determinar horários ao longo do dia para atender com qualidade e atenção os consumidores.
Defina metas e objetivos: antes de usar aplicativos de organização, coloque no papel as metas e planos para o ano. Em alguns casos, será preciso “desmembrar” esses planos em etapas, para então estabelecer datas definidas para cada passo. Coloque no papel, de forma organizada, quais os objetivos da empresa para o mês e ano, e o caminho para atingi-los.
Crie o hábito de listar tarefas: pode ser moroso e em alguns casos parece desnecessário, mas quando criar o hábito de fazer listas, vai entender melhor todas as atividades que tem para realizar no dia, e quanto tempo leva para cada uma. Postar nas redes sociais, por exemplo, pode ser algo simples, mas vai levar tempo entre produzir o conteúdo, criar legendas, publicar em cada rede com o link correto e interagir com o público depois. Isso precisa estar na lista de tarefas para que seja possível visualizar quando tem que ser feito, e quanto tempo vai ocupar.
Ferramentas de organização
Rastreadores de tempo
Um modelo que está em alta são os rastreadores de tempo. Com eles, é possível saber exatamente quanto tempo leva para realizar uma tarefa e, assim, planejar melhor o dia. Existem vários modelos simples e mais completos, incluindo o Pomofocus, Toggl e TimeCamp.
Trello
O Trello funciona como um kanban, técnica japonesa de produção que utiliza quadros para separar o andamento das tarefas. O modelo mais básico indica o que está “por fazer”, “em andamento” e “pronto”, mas o Trello permite fazer algumas customizações. As colunas podem ser divididas, por exemplo, por áreas do MEI: financeiro, redes sociais, fornecedores, etc. Em cada uma, os cards com as tarefas podem ser adicionados e atualizados com observações, lista de tarefas, prazos, e etiquetas.
Notion
Popularizado como uma ferramenta de estudo, o Notion tem ganhado espaço no ambiente de trabalho por ser altamente customizável. Como plataforma para organização, conta com inúmeros recursos, páginas, gadgets, calendário, lembretes e outras funções que vão facilitar o dia a dia. Você pode optar por começar uma página do zero como preferir, ou usar templates pré-estabelecidos.
Todoist
O Todoist tem uma interface simples e eficiente. De cara, já é possível visualizar as tarefas programadas para o dia, o que virá em breve e criar novos projetos. Não tem tantos recursos como os anteriores, mas para quem está começando e tem dificuldade em alimentar essas tarefas básicas, é uma excelente opção.
Evernote
Já muito popular para organização pessoal, o Evernote pode ajudar a deixar a vida do MEI em ordem. Ele também permite criar tarefas, checklists, lembretes, e ainda conta com um bloco de notas que pode ser utilizado para descrever as atividades e visualizar como priorizá-las.
Todas essas ferramentas para organizar podem fazer a rotina fluir melhor e o planejamento andar com mais clareza. Porém, é necessário alimentá-las e mantê-las atualizadas. Por isso, é um importante hábito para qualquer empresa – por menor que seja – registrar as atividades e não deixar nada “solto”. Pode parecer chato ou difícil no começo, mas depois que se tornar um hábito, pode melhorar na administração do tempo, qualidade do serviço e no crescimento da empresa.