Veja como começar a organizar as finanças da sua empresa e faça uma gestão eficiente do seu negócio que permita o crescimento da operação
Profissionais autônomos e empreendedores donos de pequenos negócios muitas vezes têm que lidar com diversos aspectos da administração de uma empresa que talvez não seja sua especialidade. Isso inclui organizar as finanças para poder continuar no azul e ter espaço para crescer, aprimorar o local de trabalho e investir em novas ferramentas e soluções.
Existem algumas maneiras de aprofundar seu conhecimento no que diz respeito à economia, como acompanhar jornais e perfis direcionados ao tema ou ainda fazer cursos on-line que ensinarão os princípios básicos da gestão financeira de uma empresa.
A rotina de um empreendedor, porém, pode ser inconstante e até mesmo questões básicas de organização podem ser deixadas de lado e, no fim do mês, atrapalhar o fechamento do caixa.
Mas não precisa ser assim! Criar alguns hábitos e contar com a ajuda de ferramentas podem evitar que as notas se percam e permitem criar um controle melhor do que entra e sai. Por isso, neste texto vamos fazer um guia com dicas importantes para ajudar no controle financeiro, além de sugerir aplicativos que podem ajudar nessa gestão.
Guia prático para organizar as finanças
Separar as despesas pessoais das profissionais pode ser difícil para quem é MEI, mas é preciso ter uma conta própria para o negócio e tratar a empresa exatamente como isso: uma empresa.
Essa é a única forma de conseguir ter clareza do que entra e sai, e quanto há disponível em caixa para investimentos e urgências. Com isso em mente, confira nossas dicas a seguir:
Mapeie seus custos
Com uma conta própria para o negócio, apenas um extrato do banco já permite ver o que foi recebido e gasto. Isso precisa ser transferido para uma planilha, que deve estar sempre organizada.
Isso permite verificar quais são as despesas fixas e variáveis. As fixas geralmente incluem valores como aluguel, luz, água e internet, além de materiais necessários, como suprimentos para escritório e limpeza.
Já as variáveis podem incluir matérias-primas, custos emergenciais, entregas e outros gastos imprevistos.
Saiba precificar
Para ser competitivo ou entrar no mercado, muitos profissionais acabam optando por valores menores ou no limite do que gastam. Porém, isso não é sustentável a longo prazo, e pode impedir que a empresa tenha lucros. Portanto, saiba precificar e opte por outras alternativas que ajudem os clientes a verem valor no serviço ou produto, como ações de marketing.
Conheça seus impostos
Independente do tipo de empresa, como MEI ou ME, há impostos a serem pagos. No caso do microempreendedor esse valor é fixo e deve ser pago mensalmente. Para evitar problemas futuros, especialmente quando tiver que declarar o imposto de renda, entenda quais são os valores que devem ser pagos e já inclua as despesas fixas do mês.
Tenha uma reserva para emergências
Imprevistos acontecem e, por mais que ninguém queira passar por isso, é preciso estar preparado para o inesperado. E isso não significa só um problema. É importante ter dinheiro caso haja um problema hidráulico? Sim, mas a reserva também pode ajudar caso o mês tenha sido melhor que o esperado e seja necessário fazer compras extras.
Fazendo a gestão financeira
As dicas acima servem para nortear a administração financeira e com elas é possível estabelecer uma gestão adequada. Porém, por isso em prática é um pouco mais trabalhoso e exige planejamento e organização física e digital. Veja como começar:
Estabeleça uma rotina de organização
Pode ser que, ao longo do dia, não seja possível organizar as notas fiscais, mas é preciso separar um momento, seja no final do dia ou uma vez por semana, para colocar os papéis em ordem e anotar o que entrou e saiu, criando uma rotina de organização.
Para ajudar, utilize pastas com divisórias e separe por mês, ou selecione pastas digitais, nomeando os arquivos adequadamente. Isso vai economizar tempo no futuro e impedir que algum documento passe despercebido gerando dor de cabeça mais adiante.
Escolha um sistema
Algumas pessoas se adaptam bem somente com o Excel e conseguem usar a ferramenta de planilha como seu documento de gestão. Outras, ou até mesmo em casos onde a operação é um pouco mais complexa, vão precisar de um software de gestão.
Independente do formato escolhido, porém, saiba que é necessário usar um sistema adequado para que seja mais fácil visualizar esses números e extrair relatórios e dados importantes deles.
Planeje seu crescimento
É claro que, por menor que seja o negócio, a ideia é que ele cresça. E para que a expansão ocorra de forma saudável, sem dar um passo maior que a perna, é preciso fazer um planejamento financeiro.
Pensar no longo prazo, como onde a empresa pode estar em um, três ou cinco anos, é importante para desenvolver as estratégias adequadas e isso permite compreender quanto dinheiro pode ser investido.
Digamos que o dono de uma pequena loja deseje ampliar seu espaço físico. Ele sabe que precisa aumentar a receita para ser capaz de pagar um aluguel mais alto, e consegue se estruturar para ampliar as vendas com foco nessa mudança.
Aplicativos para ajudar no controle financeiro
Conta Azul: esse ERP financeiro tem uma interface simples e indica informações como vencimento de contas. Além disso, faz a emissão de notas fiscais e oferece relatórios sobre a saúde do negócio.
Controlle: além do fluxo de caixa e relatórios, esse software ajuda a fazer propostas comerciais personalizadas e permite definir metas de crescimento.
Somei: com foco em MEI, ele propõe um gerenciamento simples e com uma interface fácil de usar. Organizar as finanças pode não ser o ponto forte de um empreendedor, mas deve ser algo aprimorado, pois permite o crescimento saudável e escalonável da empresa, sem imprevistos financeiros.